Orçamento e Alocação de Recursos

Este tema traz como pré-requisito a prática do planejamento estratégico.

Vamos entender esta afirmação.

As empresas, sem exceção, precisam alocar recursos de toda ordem para poderem existir e fazer frente a sua missão. A tarefa de alocar recursos não pode ser uma atitude sem planejamento e sem visão do que se pretende realizar, seja no campo operacional ou no campo dos investimentos. O caminho de alocar recursos auxiliado por um orçamento permite visibilidade de resultado operacional. Pois ao utilizar a estrutura de um orçamento anual (budget) é possível alocar as despesas, custos e a receita necessária para suportá-los. Oriundo desta estrutura dá-se a visibilidade do resultado operacional, o qual de antemão orienta a administração sobre os riscos ou a possibilidade de ter lucro operacional.

Via de regra nenhum budget deveria ser preenchido em todos os seus campos, utilizando-se de adivinhação ou de repetição dos números passados. Todo budget precisa estar ancorado em um planejamento estratégico o qual por sua própria metodologia edifica as condições para sustentar números projetados e estratégias que os constroem. Esta pratica requer que se estabeleça a gestão do orçamento.

A gestão de orçamento e alocação de recursos é um aspecto crítico para o sucesso de qualquer organização, seja ela uma empresa, uma instituição sem fins lucrativos ou um órgão governamental. Essa gestão envolve o processo de planejar, alocar e monitorar os recursos financeiros, humanos e materiais disponíveis para atingir os objetivos estratégicos da organização. Aqui estão algumas etapas e considerações importantes nesse processo:

Definição de Metas e Objetivos: Antes de alocar recursos, é crucial estabelecer metas e objetivos claros para a organização. Isso orientará todas as decisões relacionadas ao orçamento e alocação de recursos.

Elaboração do Orçamento: O orçamento é uma representação financeira das metas e objetivos da organização. Ele deve incluir projeções de receitas e despesas, bem como uma análise detalhada de todos os custos associados às atividades da organização.

Alocação de Recursos: Com base no orçamento, é hora de alocar os recursos disponíveis para as várias áreas e projetos da organização. Isso envolve a distribuição de dinheiro, pessoal, equipamentos e outros recursos conforme as necessidades identificadas.

Priorização: Nem todos os projetos e atividades podem receber a mesma quantidade de recursos. É importante priorizar com base na importância estratégica e no impacto potencial. Isso pode exigir a alocação de mais recursos para projetos críticos e menos recursos para atividades menos cruciais.

Monitoramento e Avaliação: Uma vez que os recursos foram alocados, é necessário acompanhar de perto como eles estão sendo utilizados. Isso envolve o monitoramento do progresso em relação às metas e objetivos estabelecidos, bem como a avaliação contínua do desempenho financeiro.

Ajustes e Revisões: À medida que a situação muda ao longo do tempo, é provável que seja necessário ajustar o orçamento e a alocação de recursos. Isso pode envolver a realocação de recursos de acordo com as necessidades emergentes.

Comunicação e Transparência: É importante comunicar de forma clara e transparente as decisões de alocação de recursos para as partes interessadas internas e externas. Isso ajuda a criar confiança e compreensão em relação às escolhas feitas.

Tecnologia e Ferramentas: Muitas organizações usam software de gestão financeira e ferramentas de planejamento para facilitar o processo de orçamento e alocação de recursos. Essas ferramentas podem ajudar na criação de orçamentos detalhados e na análise de cenários.

Equipe de Gestão de Recursos: Ter uma equipe de gestão de recursos dedicada ou um departamento de finanças competente é essencial para garantir que todas as atividades relacionadas ao orçamento e à alocação de recursos sejam executadas de forma eficaz.

Lembrando que a gestão de recursos é um processo contínuo e dinâmico. À medida que as circunstâncias mudam, as decisões de alocação de recursos também precisam se adaptar para garantir que a organização continue a atingir seus objetivos.

O (A) convido a seguir nos acompanhando, nas próximas publicações.

Vem comigo!

MSc. Escamia, JH

CEO – OTTO