Planejamento da Capacidade

Ao longo da minha carreira encontrei empresas que viviam perigosamente e talvez ainda vivam desta forma.

A partir desta afirmação, quero falar hoje, sobre o planejamento da capacidade.

Por que da afirmação de empresas que viviam perigosamente? Vamos explicar. Administrações e administradores que não faziam a menor ideia de suas capacidades produtivas, seja a capacidade nominal (aquela que se espera que aconteça) e a capacidade real (aquela que realmente acontece).

Não saber e não dominar estas informações faz toda a diferença entre ter um ambiente de trabalho profissional e sob controle e um “fundo de quintal” onde o que mais existia era confusão na realização das tarefas.

A empresa industrial que não tem uma administração de sua capacidade produtiva e que coloca todas as fichas do negócio na área comercial, para vender sem se preocupar com a capacidade instalada, pratica roleta russa.

Muitas vezes os proprietários da empresa ainda se encontram desempenhando o papel de empreendedores, mesmo depois da empresa ter alcançado altura de voo. Na fase inicial muito era necessário o comportamento de se desdobrar, fazer muitas coisas, pois o negócio ainda era pequeno. Mas quando a empresa supera a fase inicial, uma startup, por exemplo, se faz necessário que o comportamento de empreendedor de lugar ao comportamento de empresário. Ao empresário se espera que administre o negócio de forma equilibrada, estruturando a administração, dando importância a relação entre demanda e capacidade instalada. Nessa estruturação surgem figuras importantes que por muitas vezes são profissionais de carreira e que trazem experiências valiosas para o negócio e para a gestão da empresa. Como já citado, muitas vezes existe um forte viés cultural de ordem comercial, onde um profissional ocupe esta função e tudo gire em torno da chamada “área de vendas”. Quando isto acontece, o bom senso, o equilíbrio entre as outras áreas como por exemplo, PPCP (Planejamento, Programação e Controle da Produção), Produção, Qualidade, Engenharia de Produto, Engenharia de Processos, são prejudicados e o olhar sobre a real capacidade fica obscuro.

Normalmente dois profissionais se envolvem em entender e depois realizar o planejamento da capacidade, ou seja; o gerente da engenharia de processos executa as atividades de descrever os processos produtivos, estabelecer os padrões de trabalhos e os roteiros produtivos, através das ações da metodologia de Tempos & Métodos. Posteriormente o gerente de PPCP(Planejamento, Programação e Controle da Produção) executa o planejamento da capacidade, com a ajuda destas informações obtidas na engenharia de processos e busca harmonizar a demanda em relação a capacidade instalada. Esta abordagem, tratada nos parágrafos anteriores é muito importante pois afeta diretamente a relação de cumprir os compromissos de prazos com os clientes.

Porém o planejamento da capacidade envolve outras dimensões para garantir que uma organização tenha recursos adequados para atender às suas demandas operacionais. Ele pode ser aplicado a diferentes áreas, como capacidade de produção (já citado), capacidade de armazenamento de dados, capacidade de servidores de TI e muito mais. Para ver o planejamento da capacidade, podemos estabelecer ações do tipo:

Identificação de necessidades futuras: Comece identificando as necessidades futuras da sua organização. Isso envolve entender como as demandas podem evoluir ao longo do tempo. Considere fatores como o crescimento do negócio, sazonalidade e mudanças nas tecnologias.

Coleta de dados: Reúna informações relevantes sobre a capacidade atual e o desempenho dos recursos. Isso pode incluir dados de produção, tráfego de rede, uso de servidores, etc. Use ferramentas de monitoramento e análise para coletar esses dados.

Análise dos dados: Analise os dados coletados para identificar tendências e padrões. Isso ajudará a entender como os recursos estão sendo utilizados atualmente e como podem ser utilizados no futuro.

Projeção de demanda: Com base nas tendências identificadas, projete a demanda futura por recursos. Isso inclui estimar quando e quanto de capacidade adicional será necessário.

Avaliação de riscos: Considere os riscos associados ao planejamento da capacidade. Isso pode incluir riscos financeiros, tecnológicos ou de mercado que podem afetar suas projeções.

Definição de metas: Estabeleça metas claras para o planejamento da capacidade. Isso pode incluir metas de desempenho, custo e disponibilidade de recursos.

Plano de ação: Com base nas projeções e metas, crie um plano de ação que descreva como você atenderá às necessidades futuras de capacidade. Isso pode envolver a aquisição de novos recursos, otimização dos recursos existentes ou outras medidas.

Implementação: Coloque o plano de ação em prática. Isso pode envolver a compra de hardware adicional, a migração para a nuvem, a otimização de aplicativos, etc.

Monitoramento contínuo: Uma vez implementado, monitore continuamente a capacidade e o desempenho para garantir que eles estejam alinhados com as projeções e metas. Faça ajustes conforme necessário.

Relatórios e comunicação: Mantenha todas as partes interessadas informadas sobre o status do planejamento da capacidade. Isso inclui relatórios regulares sobre o desempenho e o progresso em relação às metas.

Para facilitar o processo de planejamento da capacidade, muitas organizações usam ferramentas de software especializadas que podem ajudar na coleta, análise e projeção de dados de capacidade. Além disso, a colaboração entre as equipes de TI, finanças e operações é fundamental para garantir o sucesso do planejamento da capacidade.

O (A) convido a seguir nos acompanhando, nas próximas publicações.

Vem comigo!

MSc. Escamia, JH

CEO – OTTO